Pravidlá súkromia a zásady ochrany osobných údajov

Toto vyhlásenie môžeme z času na čas aktualizovať aj bez upozornenia. Preto vám odporúčame, aby ste sa pravidelne oboznamovali s jeho znením.

Táto verzia vyhlásenia bola vydaná dňa 1.júla 2022.

FVE Systems, s.r.o. rešpektuje súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte bez ohľadu na to, či osobné údaje spracúvame sami, alebo inými stranami. Je pre nás dôležité, aby každý chápal, ktoré osobné údaje o vás spracúvame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vám odporúčame, aby ste si prečítali tieto Zásady ochrany osobných údajov, ktoré vám poskytujú viac informácií o spracúvaní vašich osobných údajov spoločnosťou FVE Systems, s.r.o.

Tieto Zásady ochrany osobných údajov určujú, ako spracúvame vaše osobné údaje napríklad pri poskytovaní služieb a pri predaji produktov, pri uzatváraní zmluvného vzťahu, či realizácii oprávnených záujmov.

Osobné údaje o vás môžeme spracúvať rôznymi spôsobmi a v rôznych situáciách v závislosti od toho, či ste klient, dodávateľ, žiadateľ o zamestnanie, alebo zamestnanec. Môžeme tiež spracúvať osobné údaje o návštevníkoch našej webovej stránky (stránok) v závislosti od toho, ako sa s nami rozhodnete komunikovať alebo aké naše služby sa rozhodnete využiť. Bez ohľadu na situáciu sľubujeme, že vaše osobné údaje nikdy nepredáme, neskomercionalizujeme, ani nepoužijeme v rozpore s platnými predpismi na ochranu údajov. Ak ste súčasným, alebo potenciálnym klientom, dodávateľom, alebo ste s nami v akomkoľvek vzťahu, v rámci ktorého máme prístup k vašim osobným údajom, tu nájdete podrobnejšie informácie o spracúvaní vašich osobných údajov.

Vyhlásenie o ochrane súkromia

Toto vyhlásenie o ochrane súkromia sa vzťahuje na vás a na vaše osobné údaje, ak ste klientom FVE Systems, s.r.o., teda klientom našej spoločnosti, ktorá vstupuje do vzťahu ako prevádzkovateľ pri spracúvaní vašich osobných údajov. Toto vyhlásenie vysvetľuje, ako budeme používať osobné údaje, ktoré získame od vás alebo tretích strán počas trvania vášho zmluvného vzťahu so spoločnosťou FVE Systems, s.r.o.

Toto vyhlásenie môžeme z času na čas aktualizovať a ak sa tak stane, budeme vás na tomto mieste informovať.

Táto verzia vyhlásenia o ochrane súkromia bola vydaná dňa 1.júla 2022.

Spracúvame nasledovné osobné údaje:

Osobné kontaktné údaje - napríklad Vaše meno, priezvisko, akademický titul (tituly), adresa trvalého bydliska, adresa na zasielanie písomností.

Kontaktné údaje - napríklad kontaktná e-mailová adresa, kontaktné telefónne číslo.

Zmluvné údaje - napríklad rozsah zmluvy uzatvorenej s našou spoločnosťou FVE Systems, s.r.o., vrátane všetkých jej dodatkov a rozsahu poskytovaných služieb.

Informácie o poskytnutých produktoch a službách.

Platobné informácie - ako napríklad číslo bankového účtu a výška spoplatnených služieb, produktov.

Údaje o korešpondencii a komunikácii - napríklad e-mailová, poštová korešpondencia.

Účely a ciele spracúvania údajov

Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. ako prevádzkovateľ bude spracovávať vaše údaje na nasledovné účely:

Klientská administratíva - vedieme záznamy o všetkých našich zákazníkoch a ich službách z titulu skvalitňovania služieb a zefektívňovania procesov. Na základe analýzy našich záznamov tiež robíme strategické rozhodnutia o ponukách pre našich zákazníkov.

Dane a účtovníctvo - za účelom plnenia povinností vyplývajúcich z daňového zákona a iných predpisov spojených s finančným plnením sme povinní spracúvať určité osobné údaje.

Riešenie sporov, sťažností - môžeme spracúvať osobné údaje na účely riešenia sporov, sťažností, alebo právnych postupov, alebo ak máme podozrenie z priestupku, ktoré by sme chceli ďalej skúmať.

Dodržiavanie zákona - možno budeme musieť spracúvať vaše osobné údaje, aby sme konali v súlade so zákonom (napríklad vybavovanie bezpečnostných dožiadaní od vládnych orgánov), alebo aby sme vyhoveli súdnemu príkazu.

Marketingové súhlasy - rovnako môže dôjsť k využívaniu aj iných údajov, ale výlučne na základe osobitných súhlasov, ktoré si od vás osobitne vyžiadame.

Strany, ktoré môžu mať prístup k vašim údajom

Prevádzkovateľ môže zdieľať vaše údaje s tretími stranami za nasledovných okolností:

a) Vaše osobné údaje môžeme zdieľať s tretími stranami, ktoré konajú v našom mene, napríklad so zmluvným poskytovateľom služieb, alebo s našimi dodávateľmi, ktorí sprostredkúvajú alebo zabezpečujú časť našich služieb. V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany použiť vaše osobné údaje len na účely opísané vyššie a iba v súlade s našimi pokynmi.

b) K osobným údajom budú mať prístup oprávnené osoby, ako napríklad právni zástupcovia, auditori a daňoví poradcovia. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na vyššie uvedené účely a len vtedy, ak je táto osoba viazaná povinnosťou mlčanlivosti.

c) Ak to vyžaduje zákon alebo súdny príkaz, vaše osobné údaje môžeme zazdieľať napríklad s našimi dodávateľmi alebo klientami, daňovými úradmi, úradmi sociálneho zabezpečenia, orgánmi činnými v trestnom konaní alebo inými vládnymi orgánmi.

d) K osobným údajom budú mať prístup aj naši zamestnanci. V takom prípade sa prístup udelí len ak to bude nevyhnutné na opísané účely a len ak je daný zamestnanec viazaný povinnosťou mlčanlivosti.

Uchovávanie osobných údajov

Vaše osobné údaje uchovávame na obmedzený čas potrebný pre naplnenie účelu ich spracovania a tieto údaje budú vymazané, keď už nebudú potrebné na účely spracovania. Vo väčšine prípadov to znamená, že uchovávame vaše údaje počas trvania vášho zmluvného vzťahu s nami. Pokiaľ je to možné, údaje vymažeme ešte počas tohto vzťahu, akonáhle už nebudú potrebné. V každom prípade, vaše osobné údaje vymažeme najneskôr v zákonom určenej lehote po skončení zmluvného vzťahu, pokiaľ príslušná legislatíva nevyžaduje ich uchovávanie.

Vaše osobné údaje môžeme spracovávať po dlhšiu dobu po ukončení vzťahu v prípade pretrvávajúceho právneho sporu, alebo ak ste nám udelili povolenie na dlhodobé uchovávanie vašich osobných údajov. Pokiaľ ide o naše zálohy dát, vaše údaje vymažeme aj zo zálohových úložísk, avšak len ak a keď sa záloha dostane na obnovu, podľa našich pravidiel retencie, BCM a DRP. Ak sa záloha podľa zálohovacích pravidiel dostane na vymazanie, vaše údaje vymažeme úplne.

Právny základ pre spracúvanie údajov

Vo väčšine prípadov spracúvame vaše osobné údaje na základe toho, že spracovanie je nevyhnutné na účely oprávneného záujmu, ktorý sledujeme, na zákonnom základe, na zmluvnom základe alebo na základe súhlasu vás ako dotknutej osoby. V prípade spracúvania na základe súhlasu máte vždy možnosť svoj súhlas odvolať.

Vaše práva

Je dôležité, aby ste chápali, že ide o vaše osobné údaje., ktoré spracúvame a že chceme, aby ste s tým boli oboznámení. Aj keď na spracúvanie vašich osobných údajov nebudeme potrebovať vaše povolenie, v súvislosti so spracúvaním vašich osobných údajov máte veľa práv. Všetky vaše práva vyplývajúce z osobitných právnych predpisov nájdete v texte nižšie: Informácia o právach dotknutej osoby.

Kedy sa môžete informovať ohľadom používania vašich údajov alebo ako si uplatníte svoje práva?

Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov, alebo ak chcete podať sťažnosť na to, ako spracúvame vaše osobné údaje, môžete nás kontaktovať na e-mailovej adrese: info@fvesystems.com alebo písomne na adrese: FVE Systems, s.r.o., Grösslingova 52, 811 09 Bratislava – mestská časť Staré Mesto, Slovenská Republika a vaše podnety a žiadosti budú preverené. Ak s našou odpoveďou nie ste spokojní, alebo sa domnievate, že spracúvame vaše osobné údaje nespravodlivo, alebo nezákonne, môžete svoju sťažnosť adresovať na príslušný dozorný organ, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov (ÚOOÚ). Ďalšie informácie o ÚOOÚ a ich postupe podávania sťažností nájdete na www.dataprotection.gov.sk.

Informácie o právach dotknutej osoby

Pre spoločnosť FVE Systems, s.r.o. je dôležité, aby ste chápali, že ide o vaše osobné údaje, ktoré spracúvame a že chceme, aby ste s tým boli oboznámení. V súvislosti so spracúvaním vašich osobných údajov máte veľa práv. Pre bližšie oboznámenie sa s vašimi právami a našimi povinnosťami si prosím pozorne prečítajte nasledujúce informácie.

Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. je:

a) povinná spracúvať vaše údaje len zákonným spôsobom a tak, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutej osoby,

b) oprávnená získavať osobné údaje len na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel a nesmie ich ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom, 

c) oprávnená spracúvať len osobné údaje, ktoré sú primerané, relevantné a obmedzené na nevyhnutný rozsah daný účelom, na ktorý sa spracúvajú,

d) povinná prijať primerané a účinné opatrenia na zabezpečenie toho, aby sa osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelu, na ktorý sa spracúvajú, bez zbytočného odkladu vymazali alebo opravili,

e) povinná osobné údaje uchovávať vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutej osoby najneskôr dovtedy, kým je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú,

f) povinná spracúvať osobné údaje spôsobom, ktorý prostredníctvom primeraných technických a organizačných opatrení zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov vrátane ochrany pred neoprávneným spracúvaním osobných údajov, nezákonným spracúvaním osobných údajov, náhodnou stratou osobných údajov, výmazom osobných údajov alebo poškodením osobných údajov,

g) povinná nevyužívať a neposkytovať osobné údaje mimo rozsah nutný na určený účel.

Dotknutá osoba má právo získať od spoločnosti FVE Systems, s.r.o. potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. 

Dotknutá osoba má právo získať prístup k týmto osobným údajom a informáciám o: 

a) účele spracúvania osobných údajov,

b) kategórii spracúvania osobných údajov,

c) identifikácii príjemcu alebo o kategórii príjemcu, ktorému boli alebo majú byť osobné údaje poskytnuté, najmä o príjemcovi v tretej krajine alebo o medzinárodnej organizácii, ak je to možné,

d) dobe uchovávania osobných údajov, ak to nie je možné, informáciu o kritériách jej určenia,

e) práve požadovať od prevádzkovateľa opravu osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby, ich vymazanie alebo obmedzenie ich spracúvania, alebo o práve namietať spracúvanie osobných údajov,

f) práve podať návrh na začatie konania podľa §100 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov,

g) zdroji osobných údajov, ak sa osobné údaje nezískali od dotknutej osoby,

h) existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania,

i) o primeraných zárukách týkajúcich sa prenosu, ak sa osobné údaje prenášajú do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie.

Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. je povinná poskytnúť dotknutej osobe jej osobné údaje, ktoré spracúva. Za opakované poskytnutie osobných údajov, o ktoré dotknutá osoba požiada, môže spoločnosť FVE Systems, s.r.o. účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom. Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. je povinná poskytnúť osobné údaje dotknutej osobe spôsobom podľa požiadavky. 

Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. poskytuje dotknutým osobám nasledovné informácie:

a) identifikačné údaje spoločnosti ako prevádzkovateľa: FVE Systems, s.r.o. so sídlom Grösslingova 52, 811 09 Bratislava – mestská časť Staré Mesto, Slovenská Republika, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, odd. Sro. vl.č.161813/B, IČO: 54688264, DIČ: 2121782256,

b) kontaktné údaje spoločnosti ako prevádzkovateľa: FVE Systems, s.r.o. so sídlom Grösslingova 52, 811 09 Bratislava – mestská časť Staré Mesto, Slovenská Republika, tel: +421905890800, e-mail: info@fvesystems.com, web: www.fvesystems.com,

c) účel spracúvania osobných údajov je definovaný vo Vyhlásení o ochrane súkromia – klienti a vo Vyhlásení o ochrane súkromia – Zásady ochrany osobných údajov (dodávatelia a ostatní),

d) zoznam spracúvaných osobných údajov je definovaný vo Vyhlásení o ochrane súkromia – klienti a vo Vyhlásení o ochrane súkromia – Zásady ochrany osobných údajov (dodávatelia a ostatní),

e) doba uchovávania osobných údajov je po dobu trvania zmluvy.

Dotknutá osoba má právo na to, aby spoločnosť FVE Systems, s.r.o. bez zbytočného odkladu:

a) opravila nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, so zreteľom na účel spracúvania osobných údajov má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných údajov,

b) vymazala osobné údaje, ktoré sa jej týkajú.

Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. je povinná bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak dotknutá osoba uplatnila právo na výmaz, ak:

a) osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali alebo inak spracúvali,

b) dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie osobných údajov vykonáva a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie osobných údajov,

c) dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie osobných údajov,

d) osobné údaje dotknutej osoby sa spracúvajú nezákonne, je dôvodom pre výmaz splnenie povinnosti podľa Zákona o ochrane osobných údajov, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská Republika viazaná.

Ak spoločnosť FVE Systems, s.r.o. zverejnila osobné údaje a je povinná ich podľa predchádzajúceho odseku vymazať, je zároveň povinná prijať primerané bezpečnostné opatrenia vrátane technických opatrení so zreteľom na dostupnú technológiu a náklady na ich vykonanie na účel informovania ostatných prevádzkovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje dotknutej osoby a jej žiadosti, aby títo prevádzkovatelia vymazali odkazy na jej osobné údaje a ich kópie, alebo odpisy. Ustanovenia tohto a predchádzajúceho odseku sa nepoužijú v prípadoch ustanovených Zákonom o ochrane osobných údajov.

Dotknutá osoba má právo na to, aby spoločnosť FVE Systems, s.r.o. obmedzila spracúvanie osobných údajov, ak:

a) dotknutá osoba namieta správnosť osobných údajov a to počas obdobia umožňujúceho spoločnosti FVE Systems, s.r.o. overiť správnosť osobných údajov,

b) spracúvanie osobných údajov je nezákonné a dotknutá osoba namieta vymazanie osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia,

c) spoločnosť FVE Systems, s.r.o. už nepotrebuje osobné údaje na účel spracúvania osobných údajov, ale potrebuje ich dotknutá osoba na uplatnenie právneho nároku,

d) dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane spoločnosti FVE Systems, s.r.o. prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby.

Ak sa spracúvanie osobných údajov obmedzilo, okrem uchovávania môže osobné údaje spoločnosť FVE Systems, s.r.o. spracúvať len so súhlasom dotknutej osoby alebo na účel uplatnenia právneho nároku, na ochranu osôb, alebo z dôvodov verejného záujmu. Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. je povinná informovať dotknutú osobu predtým, ako bude obmedzenie spracúvania osobných údajov zrušené.

Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. je povinná oznámiť príjemcovi opravu osobných údajov, vymazanie osobných údajov alebo obmedzenie spracúvania osobných údajov, ak sa to neukáže ako nemožné alebo si to nevyžaduje neprimerané úsilie. Dotknutá osoba má právo namietať spracúvanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú na účel priameho marketingu vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s priamym marketingom. Ak dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov na účel priameho marketingu, spoločnosť FVE Systems, s.r.o. ďalej osobné údaje na účel priameho marketingu nesmie spracúvať.

Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. s ohľadom na povahu, rozsah a účel spracúvania osobných údajov a na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva fyzickej osoby je povinná prijať vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že spracúvanie osobných údajov sa vykonáva v súlade s príslušnými všeobecne záväznými predpismi. Tieto opatrenia zahŕňajú zavedenie primeraných postupov ochrany osobných údajov zo strany spoločnosti FVE Systems, s.r.o., ak je to vzhľadom na spracovateľské činnosti primerané.

Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. je povinná pravidelne preverovať trvanie účelu spracúvania osobných údajov a po jeho splnení bez zbytočného odkladu zabezpečiť výmaz osobných údajov, to neplatí, ak osobné údaje sú súčasťou registratúrneho záznamu.

Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. prehlasuje, že prijala so zreteľom na najnovšie poznatky, na náklady na vykonanie opatrení, na povahu, rozsah, kontext a účel spracúvania osobných údajov a na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva fyzických osôb primerané technické a organizačné opatrenia na zaistenie úrovne bezpečnosti primeranej tomuto riziku, pričom uvedené opatrenia zahŕňajú:

a) pseudonymizáciu a šifrovanie osobných údajov,

b) zabezpečenie trvalej dôvernosti, integrity, dostupnosti a odolnosti systémov spracúvania osobných údajov,

c) proces obnovy dostupnosti osobných údajov a prístup k nim v prípade fyzického incidentu alebo technického incidentu,

d) proces pravidelného testovania, posudzovania a hodnotenia účinnosti technických a organizačných opatrení na zaistenie bezpečnosti spracúvania osobných údajov.

Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. je povinná zabezpečiť, aby fyzická osoba konajúca za spoločnosť FVE Systems, s.r.o., ktorá má prístup k osobným údajom, spracúvala len tieto údaje na základe pokynov spoločnosti FVE Systems, s.r.o. alebo podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská Republika viazaná.

Spoločnosť FVE Systems, s.r.o. je povinná bez zbytočného odkladu oznámiť dotknutej osobe porušenie ochrany osobných údajov, ak takého porušenie ochrany osobných údajov môže viesť k vysokému riziku poškodenia práv dotknutej osoby.

Oznámenie sa nevyžaduje, ak:

a) spoločnosť FVE Systems, s.r.o. prijala primerané technické a organizačné ochranné opatrenia a uplatnila ich na osobné údaje, ktorých sa porušenie ochrany osobných údajov týka, a to najmä šifrovanie alebo iné opatrenia, na základe ktorých sú osobné údaje nečitateľné pre osoby, ktoré nie sú oprávnené mať k nim prístup,

b) spoločnosť FVE Systems, s.r.o. prijala následné opatrenia na zabezpečenie vysokého rizika porušenia práv dotknutej osoby,

c) by to vyžadovalo neprimerané úsilie, spoločnosť FVE Systems, s.r.o. je povinná informovať verejnosť alebo prijať iné opatrenie na zabezpečenie toho, že dotknutá osoba bude informovaná rovnako efektívnym spôsobom.